E-Mail-Konfiguration
Richten Sie E-Mail-Konten für das Ticketsystem ein – per SMTP/IMAP oder Microsoft 365 Graph API.
Übersicht
E-Mail-Konten in myit.center sind global konfiguriert (nicht pro Kunde). Sie dienen als Absender für Ticket-Antworten und empfangen eingehende E-Mails als neue Tickets. Verwaltet werden E-Mail-Konten unter Admin → E-Mail-Konten.
SMTP
Ausgehende E-Mails über klassischen SMTP-Server versenden
IMAP
Eingehende E-Mails automatisch empfangen (alle 2 Minuten)
Microsoft 365 Graph
Senden und Empfangen über die Microsoft Graph API
SMTP/IMAP-Konto einrichten
Ausgehend (SMTP)
Neues Konto erstellen
Unter Admin → E-Mail-Konten auf „+ Neues Konto" klicken.
SMTP-Einstellungen eingeben
Server-Adresse und Port (z. B. smtp.example.de:587), Verschlüsselung (TLS empfohlen), Benutzername, Passwort, Absender-E-Mail und Absender-Name.
Verbindung testen
Klicken Sie auf „Verbindung testen" um die Konfiguration zu verifizieren.
Eingehend (IMAP)
IMAP aktivieren
Im gleichen E-Mail-Konto die IMAP-Einstellungen aktivieren.
Server und Ordner konfigurieren
IMAP-Server und Port eingeben (z. B. imap.example.de:993), Postfach-Ordner wählen (Standard: INBOX).
IMAP-Verbindung testen
Eingehende E-Mails werden automatisch alle 2 Minuten abgerufen und als Tickets erstellt oder zugeordnet.
Microsoft 365 Graph API
Als Alternative zu SMTP/IMAP können Sie die Microsoft Graph API nutzen. Dies erfordert eine App-Registrierung in Ihrem eigenen M365-Tenant.
App-Registrierung in Azure
App registrieren
In Azure Entra ID eine neue App-Registrierung erstellen.
Berechtigungen setzen
Anwendungsberechtigungen hinzufügen: Mail.ReadWrite und Mail.Send. Admin-Zustimmung erteilen.
Client-Secret generieren
Unter „Zertifikate & Geheimnisse" ein neues Client-Secret erstellen und den Wert kopieren (wird nur einmal angezeigt).
In myit.center eintragen
Unter Admin → E-Mail-Konten → Microsoft 365: Tenant-ID, Client-ID und Client-Secret eingeben, M365 aktivieren.
Wählen Sie bei einem E-Mail-Konto als Versandmethode „Microsoft 365 Graph" statt SMTP. Das Konto nutzt dann die Graph API zum Senden und Empfangen.
Ticket-Zuordnung
Eingehende E-Mails werden automatisch bestehenden Tickets zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt über drei Methoden (in dieser Priorität):
In-Reply-To
Exakte Zuordnung über die Message-ID im E-Mail-Header
References
Zuordnung über die Referenz-Kette im E-Mail-Thread
Betreff-Regex
Ticket-Nummer im Betreff erkennen (TKT-YYYY-#####)
Kann eine E-Mail keinem Ticket zugeordnet werden, wird automatisch ein neues Ticket erstellt. Bounce-Nachrichten und Auto-Replies (Abwesenheitsnotizen) werden erkannt und erzeugen keine Tickets.
Hinweis: Pro E-Mail-Konto werden maximal 100 E-Mails pro Tag versendet (Rate-Limiting).
PRAXISBEISPIEL
Szenario: Microsoft 365 Graph API einrichten
- Öffnen Sie das Azure Portal → Entra ID → App-Registrierungen → „Neue Registrierung"
- Name: „myit.center E-Mail", Kontotyp: „Nur diese Organisation", Registrieren
- Notieren Sie Tenant-ID und Client-ID von der Übersichtsseite
- API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → Microsoft Graph → Anwendung →
Mail.ReadWrite+Mail.Send→ Admin-Zustimmung erteilen - Zertifikate & Geheimnisse → Neues Client-Secret → Wert kopieren
- In myit.center: Admin → E-Mail-Konten → Microsoft 365 → Tenant-ID, Client-ID, Secret eintragen → Aktivieren
- E-Mail-Konto erstellen, Versandmethode „Microsoft 365 Graph" wählen → Verbindung testen