ERP / Warenwirtschaft
Das optionale ERP-Modul bietet Kontakte, Produkte, Angebote, Rechnungen und Serviceverträge – integriert in die IT-Dokumentation.
Übersicht
Das ERP-Modul ist ein optionales Zusatzmodul, das unter Admin → Einstellungen aktiviert werden kann. Nach der Aktivierung erscheint der ERP-Workspace als eigener Menüpunkt mit Sidebar-Navigation.
Stammdaten
- • Kontakte (Kunden & Lieferanten)
- • Produkte & Kategorien
- • Einstellungen (Firma, Bank, Nummernkreise)
Vorgänge
- • Angebote (erstellen, versenden, annehmen)
- • Rechnungen (erstellen, bezahlt, ZUGFeRD)
- • Einkaufsbestellungen (bestellen, Wareneingang)
- • Abrechnung (Ticket-Stunden → Rechnung)
Kontakte
ERP-Kontakte sind Rechnungsempfänger – entweder Kunden oder Lieferanten (oder beides). Jeder Kontakt erhält eine automatische Kundennummer (KD-YYYY-NNN).
Kunde
Empfänger für Angebote und Rechnungen
Lieferant
Empfänger für Einkaufsbestellungen
Beides
Kontakt ist Kunde und Lieferant zugleich
Tipp: Für Bestandskunden können Sie die Abrechnungsdaten auch direkt am Kunden pflegen (USt-IdNr., Zahlungsziel, Stundensatz) – ein separater ERP-Kontakt ist dann nicht nötig.
Produkte & Kategorien
Der Produktkatalog unterstützt drei Produkttypen:
Wiederkehrend
Monatliche/jährliche Abos (z. B. SaaS-Pakete)
Einmalig
Einzelkauf-Produkte (z. B. Hardware)
Stundensatz
Dienstleistungen nach Aufwand
Produkte können in frei definierbare Kategorien (z. B. Hardware, Software, Dienstleistung) gruppiert werden. Bei Produkten mit aktiviertem Seriennummern-Tracking werden beim Wareneingang Seriennummern erfasst und inventarisiert.
Angebote
Erstellen Sie professionelle Angebote mit automatischer Nummerierung (ANG-YYYY-NNN):
Neues Angebot anlegen
Öffnen Sie ERP → Angebote → Neues Angebot. Der Vollbild-Editor öffnet sich.
Empfänger & Details
Wählen Sie einen Kunden oder ERP-Kontakt als Empfänger. Legen Sie Titel, Gültigkeitsdatum und Ein-/Schlusstext fest.
Positionen hinzufügen
Wählen Sie Produkte aus dem Katalog (nach Kategorie gruppiert) oder erstellen Sie Freitext-Positionen. Netto-/Brutto-Beträge werden live berechnet.
Versenden oder speichern
Speichern Sie als Entwurf oder setzen Sie den Status auf „Versendet". Angenommene Angebote können per Klick in eine Rechnung umgewandelt werden.
Status-Workflow: Entwurf → Versendet → Angenommen / Abgelehnt. Abgelaufene Angebote werden automatisch über das Gültigkeitsdatum erkannt.
Rechnungen
Rechnungen erhalten lückenlose Nummern (RE-YYYY-NNNNN) gemäß §146 AO. Der Vollbild-Editor bietet:
Positionen & Rabatte
Produkt-Vorauswahl, Freitext, Rabatte pro Position + Gesamtrabatt
MwSt.-Aufschlüsselung
Live-Berechnung mit mehreren Steuersätzen
PDF mit QR-Code
DIN 5008-nahe PDFs mit EPC-QR (GiroCode) und ZUGFeRD 2.1 XML
Zahlungserfassung
Betrag, Datum, Methode und Referenz mit automatischer Status-Erkennung
Status-Workflow: Entwurf → Versendet → Bezahlt / Teilbezahlt / Überfällig / Storniert. Storno setzt verknüpfte Ticket-Zeiteinträge automatisch frei.
Einkaufsbestellungen
Verwalten Sie Bestellungen bei Lieferanten mit vollständigem Wareneingangs-Workflow:
Bestellung erstellen
Lieferant auswählen, Positionen aus dem Produktkatalog hinzufügen. Automatische Nummerierung (BES-YYYY-NNN).
Bestellung versenden
Status auf „Gesendet" setzen. Optional: Bestätigung des Lieferanten erfassen.
Wareneingang buchen
Pro Position die gelieferte Menge eintragen. Bei Produkten mit Seriennummern-Tracking werden die Seriennummern erfasst.
Workflow: Entwurf → Gesendet → Bestätigt → Teillieferung → Vollständig empfangen
Serviceverträge
Definieren Sie Serviceverträge direkt am Kunden (im CustomerWorkspace → Verträge):
Flatrate
Monatliche Pauschale für definierte Leistungen (Ticket-Kategorien)
Stundenkontingent
X Stunden pro Monat inklusive, danach nach Aufwand
Verträge können Ticket-Kategorien als abgedeckte Leistungen enthalten. Automatische Draft-Rechnungen werden am Monatsersten über erp:auto-invoice erstellt.
Ticket-Abrechnung
Im ERP-Workspace unter Abrechnung können Sie Ticket-Zeiteinträge zu Rechnungen zusammenfassen:
Zeitraum wählen
Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (z. B. letzter Monat).
Stunden prüfen
Pro Kunde sehen Sie: abgedeckte Stunden (Vertrag) und abrechenbare Stunden.
Rechnung generieren
Klicken Sie auf „Rechnung erstellen" – eine Entwurfs-Rechnung wird mit allen Positionen erstellt.
Der Stundensatz wird nach Kaskade bestimmt: Vertrag → Kunde → Globaler Default (ERP-Einstellungen).
PRAXISBEISPIEL
Szenario: Angebot erstellen → Kunde nimmt an → Rechnung
- Unter ERP → Angebote erstellen Sie ein neues Angebot für den Kunden „Meridian Architekten GmbH"
- Fügen Sie die Positionen hinzu: „myit.center Business" (monatlich 99 €) + „Server-Migration" (einmalig, 8h × 120 €/h)
- Setzen Sie die Gültigkeit auf 30 Tage und speichern das Angebot
- Exportieren Sie das PDF und senden es per E-Mail an den Kunden
- Nach Rückmeldung setzen Sie den Status auf „Angenommen"
- Klicken Sie auf „In Rechnung umwandeln" – alle Positionen werden übernommen
- Prüfen Sie die Rechnung, laden das PDF mit EPC-QR-Code herunter und versenden es
Einstellungen
Unter ERP → Einstellungen konfigurieren Sie:
Firmendaten
Name, Adresse, Geschäftsführer, Handelsregister
Bankverbindung
IBAN, BIC, Bankname für Rechnungen und QR-Code
Nummernkreise
Start-Nummern für Kontakte, Angebote, Rechnungen
Defaults & Texte
Zahlungsziel, Stundensatz, Standardtexte für Angebote/Rechnungen